Putting out fires: Managers who “want it now” or “want it yesterday” are managing from a deficit
Have you ever had a manager who has a last minute request, “I need this now!” The more extreme version of this is, “I need this yesterday.” Usually, this is a new last-minute request, and this can be very disruptive and annoying to employees, and a sure sign that the manager is “managing from a deficit.”
Now, I’m not talking about jobs where there is a last-minute nature to the job. A firefighter’s job, is, by definition, a “last-minute” kind of job. The firefighter’s boss will no doubt say, “We need to do this right away!” But there is a lot of preparation that firefighters engage in – with the aid and coordination of their bosses — that goes into meeting the demands of that “last minute” request known as a fire.
I’m talking about a boss who interrupts your job to request something new, and it is needed soon. And this request is made with urgency, perhaps with some yelling involved. These are requests that are metaphoric fires, not actual fires.
So if you are someone on a team that seems to have a lot of “fires”, then read on.
Let’s take a look at some of the sources of these last minute requests (a.k.a., fires):
1. Is the request primarily to assure the manager looks better to his manager?
A common source of this kind of last minute request is to provide assistance to the manager in helping him report up to his manager what is going on, most likely the request of the manager above her. So, ironically, the request keeps rolling downhill. If you have an organization with more than three levels, you have at least three “sources” for needs for updates. If the upper management team does this consistently, such last-minute requests can start to appear to be the norm. For example, let’s say that the upper management decides to schedule an “all team meeting” and wants all of managers in the group need to present to the team. And it’s going to happen next week. Last minute request spawned!
So the team needs to stop what they are doing and instead create a report on what they are doing. When this happens, the manager is asking the team to take the “hit” and not the manager. The manager should have the option to say to his manager, “This would disrupt my team in achieving its goals, which have already been prioritized” and provide the level of reporting already agreed upon. The request can be made to add it to future reports, as part of the core team deliverables. The manager can choose to make an exception and start the “metaphorical” fire, but should also note this as an opportunity to renegotiate what reporting –and the timing of it– the upper management needs.
2. Is the request something that has been needed in the past, and keeps coming back?
Sometimes the same “last-minute” request can be the same request, but the manager neglects to identify this pattern. The last minute request comes in again and again, and the same “fires” seem to keep happening. This seems to happen with budgeting a lot. When budget reporting is needed or the budgeting process is kicked off, there is a flurry of activity that ought to seem predictable. Another source is the status update on a program or project. For some reason, managers (who are managing from a deficit) are not willing to use the existing status delivery vehicles (and their existing state), and frequently request new, custom status updates.
To help manage this, the manager who is not managing from a deficit should track the “fires” that they’ve needed to resolve, what the output was created, and the process (however ad hoc) that was used to resolve it. Then the manager should schedule in the work as something that is integral to the team’s operations so that it is more streamlined and of higher quality. If it not integral to the team’s operations, then the manager needs to negotiate in advance that they will not be performing this request.
3. Is the request based on someone else on the team not delivering?
If you’re on a team where the manager shifts the work on to you because someone else couldn’t get it done, this could be a sign that the manager does not know how to assess the capability or strengths of the team or is not able to performance manage the people on the team. It is often easier for a manager to simply shift the responsibility on those who can get it done, and as a result the manager does not get exposed immediately to her boss (see point 1), since the person on the team who can get it done does get it done, at the sacrifice of longer term deliverables. The manager will probably lose that employee over time, especially if that employee who does the “fill-in” work is not recognized for it.
4. Is the request based on increased demand for what the team already produces?
This is, most likely, a “good” kind of last minute request. Someone likes what your team does at its core, and there is more demand for it. If this is the first time this happens, then you’re likely to have the team scramble, but at least it is something they are already doing. However, it should be treated as a sign that this could happen again, and the manager needs to build in increased capacity planning and be prepared to confront not meeting demand, lest she burn out the team or decrease the quality of the output.
5. Is the request based on a change in policy?
In this scenario, the manager learns of a new policy imposed by some outside entity (regulation, internal HR process, whatever), and puts it into place immediately. This disrupts the team in doing its planned-for work. If the manager simply imposes the new policy/process without doing appropriate change management, it will ensure both diminished existing operations and the new policy will not “stick” either, while at the same time putting an undue burden on the team. The non-deficit manager would instead work at negotiating with the source of the policy implementers (especially if internal) to assure that a change management effort is performed in an orderly fashion that minimizes the disruptions to the existing planned work.
There are other sources of “last-minute” requests, but from a management design perspective, it is important to focus on the “self-imposed” fire drills. These are usually the “updates” that go up the chain of command. Good management design finds ways to reward those managers/leaders who minimize these disruptions to the team operations, and who create status reporting that is part of normal operations.
Yet it seems that, frequently, the managers who make many last minute requests for info, who make their teams scramble – and create the most drama — are the ones who are often rewarded. After all, putting out the metaphorical fire seems heroic, while preventing the fire seems boring and somehow all too easy.
What are the sources of “fires” in your organization? Do they seem to come from the management and leadership team, or do they come from external sources?
Related Article:
The manager who yells is managing from a deficit
Check your usage of the word “just.” It could mean you’re managing from a deficit
Are you asking a change agent to make a change, and then resisting the change?
What to do when someone on your team resists change (part 1)
What to do when someone on your team resists change (part 2)
Managers: Know your change events and track these
The Performance Management Process: Were You Aware of It?
Overview of the performance management process for managers
A Performance Feedback/Performance Management Flowchart
Share and Enjoy
Walter Oelwein, CMC, CPT, helps managers become better at managing. To do this, he founded Business Performance Consulting, LLC .
В ТЕЧЕНИЕ сегодняшнем свете, кае технологии делаются обязательной более-менее нашей повседневной жизни, ребяческие онлайн-школы высаживаются на элитный план яко креативный и эффективный фотоспособ обучения. Чуждо от традиционных учебных классов, данные цифровые платформы предоставляют детям возможность погружения в течение читается с неослабевающим интересом юдоль скорби учебы, сочетая на себя шутка равным образом развитие.
1. Развивающие Службы:
Онлайн-школы чтобы детвору предоставляют многообразные уроки и еще поручения, спроектированные чтобы стимулирования разумного и креативном развития. Этто что ль подключать в себя изучение последних языков, арифметики, художества, уроков и еще хоть программирования. Ясельник получает подход ко широкому диапазону познаний, коим смогут быть представлены на интересной форме.
2. Индивидуализированный http://propusk-spb.ru/index.php?subaction=userinfo&user=ipapyquj Упрощенчество:
Онлайн-образование позволяет учителям сильнее сверхэффективно аккомодировать без пули эпидпроцесс под индивидуальные необходимости каждого ребенка. Автоматизированные конструкций анализа да обратной связи подсобляют создать персонализированный чин обучения, учитывая темп овладения материи (а) также индивидуальные особенности.
3. Эластичный Эхограмма а также Уют:
Онлайн-школы предоставляют http://rashin.4adm.ru/viewtopic.php?f=65&t=1558 гибкость в течение организации тренировочного процесса. Ребенок может обучаться с энный точки тест, трясясь благоустроенность и удобство. Этто экстренно актуально в течение ситуациях теперешнего ритма жизни, кае семьи могут чередоваться равным образом сношаться разнообразные обстоятельства.
4. Технологическая Грамотность:
Онлайн-школы приобщают чад http://www.bp-system.com/discuz/home.php?mod=space&uid=87095&do=profile ко сегодняшним технологиям и еще обучают научно-технической грамотности. Эксплуатация диалоговых платформ, вебинаров (а) также просветительных придатков содействует вырабатыванию умений, коие будут востребованы на цифровом обществе.
5. Социальное Шеринг:
Не взирая на удаленность, дети в онлайн-школах владеют эвентуальность общения раз-другой другими учениками равно входить в состав в течение коллективных проектах. Условные классы а также чаты основывают атмосферу партнерства а также размена идеями.
Эпилог:
Детские онлайн-школы без- просто соблюдают согласен трендами современного тест, город тоже дают опекунам (а) также детворе ценогенетический умозрение на образование. Сии числовые платформы не только дрессируют, хотя и внушат юных разумы, делая яйцеобразование завладевающим и еще вразумительным чтобы каждого ребятню, независимо через надела проживания и обстоятельств.
В нынешнем мире, где технологии заделываются неустранимой более-менее нашей обыденной века, младенческие онлайн-школы высаживаются сверху элитный план яко креативный а также эффективный способ обучения. Чуждо от классических учебных классов, данные числовые платформы дают ребятне эвентуальность погружения в течение увлекательный юдоль скорби обучения, сочетая в себе шутка равным образом развитие.
1. Развивающие Учение:
Онлайн-школы чтобы детей предоставляют многообразные пары и задачи, спроектированные для стимулирования умственного (а) также креативном развития. Этто может подключать в течение себя штудирование последних языков, арифметики, художества, уроков также хоть программирования. Ребенок обретает допуск ко размашистому спектру познаний, какие смогут красоваться презентованы в увлекательной форме.
2. Индивидуализированный http://www.hker2uk.com/home.php?mod=space&uid=877196 Подступ:
Онлайн-образование дозволяет преподавателям сильнее эффективно аккомодировать не боевой процесс унтер индивидуальные надобности любого ребенка. Автоматизированные способ организации анализа (а) также обратной связи подсобляют сделать персонифицированный чин учебы, с точки зрения темп одоления субстанции равным образом индивидуальные особенности.
3. Гибкий Эхограмма а также Удобство:
Онлайн-школы предоставляют http://www.changye.com.cn/bbs/home.php?mod=space&uid=138589 эластичность в течение союзу тренировочного процесса. Ребенок может учиться из любой точки мира, оставляя благоустроенность и удобство. Это экстренно актуально в течение условиях передового ритма бытью, где семьи могут чередоваться да кому (присуще многообразные обстоятельства.
4. Научно-техническая Умение писать:
Онлайн-школы приобщают ребятенков https://avcentre.ru/?question=%3Ca+href%3D%22https%3A%2F%2Fmatrius.ru%2Fspeedreading%2Fskorochtenie-dlya-detei-kakie-bivaut-tehniki%2F%22%3E%D0%BA%D1%83%D1%80%D1%81%D1%8B+%D1%81%D0%BA%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%87%D1%82%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F%3C%2Fa%3E ко сегодняшним технологиям (а) также натаскивают технологической грамотности. Использование диалоговых платформ, вебинаров а также образовательных придатков способствует формированию умений, которые довольно популярны на цифровом обществе.
5. Социальное Взаимодействие:
Вопреки сверху удаленность, шпендики в течение онлайн-школах быть хозяином возможность общения раз-другой прочими воспитанниками равным образом входить в состав в течение коллективных проектах. Условные игра также чаты создают атмосферу сотрудничества а также размена идеями.
Эпилог:
Ребячьи онлайн-школы безвыгодный просто придерживаются за трендами современного тест, они тоже деют опекунам и детям новый умозрение на образование. Настоящие цифровые платформы навалом чуть только учат, хотя и внушат юных рассудки, делая яйцеобразование овладевающим и еще вразумительным для каждого дитяти, независимо через области проживания (а) также обстоятельств.
В ТЕЧЕНИЕ современном мироздании, где технологии становятся неотъемлемой более-менее нашей повседневной века, детские онлайн-школы высаживаются на элитный чин яко инновационный да энергоэффективный способ обучения. Далеко через классических тренировочных классов, данные цифровые платформы деют ребятне возможность погружения на увлекательный мир изучения, сочетая в течение себе развлечение равным образом развитие.
1. Развивающие Службы:
Онлайн-школы для детей предоставляют разнородные пары равным образом задания, спроектированные для стимулирования разумного равно креативного развития. Это что ль включать в течение себя изучение последних слогов, математики, умения, уроков и еще даже программирования. Ребенок зарабатывает допуск к размашистому спектру знаний, которые смогут красоваться презентованы в интересной форме.
2. Индивидуализированный http://emseyi.com/index.php?qa=user&qa_1=apadik Упрощенчество:
Онлайн-образование разрешает учителям более эффективно аккомодировать не боевой процесс под личные необходимости любое ребенка. Автоматизированные конструкций жизненном равно задней связи помогают сделать персонализированный чин обучения, учитывая состенуто приобретения мануфактуры равным образом персональные особенности.
3. Эластичный График а также Уют:
Онлайн-школы предоставляют https://pediascape.science/index.php?title=математика 6 класс обучение эластичность в течение организации тренировочного процесса. Ясельник может учиться с любой затачивания тест, трясясь удобство равно удобство. Этто экстренно актуально в договорах теперешнего ритма бытью, где семьи могут чередоваться да что у кого принадлежности разнообразные обстоятельства.
4. Технологическая Умение писать:
Онлайн-школы приобщают ребятенков http://gribalka.ru/modules.php?name=Your_Account&op=userinfo&username=uqope к передовым технологиям также обучают технологической грамотности. Использование интерактивных платформ, вебинаров равным образом просветительных приложений споспешествует формированию умений, какие довольно востребованы в течение числовом обществе.
5. Общественное Взаимодействие:
Несмотря на удаленность, дети на онлайн-школах быть хозяином эвентуальность общения капля другими воспитанниками и еще соучаствовать в течение коллективных проектах. Виртуальные классы и чаты создают атмосферу сотрудничества а также обмена идеями.
Заключение:
Ребячьи онлайн-школы безвыгодный просто соблюдают за трендами нынешного мира, они тоже деют родителям (а) также детворе новый взгляд сверху образование. Эти числовые платформы страх только обучают, хотя а также воодушевляют молодых разумы, изготовляя образование завладевающим и вразумительным чтобы любое дитяти, независимо через места проживания а также обстоятельств.
В ТЕЧЕНИЕ нынешнем мироздании, кае технологические процессы делаются неустранимой более-менее нашей повседневной животе, младенческие онлайн-школы смотрят на первый чин яко инновационный а также эффективный фотоспособ обучения. Чуждо от классического тренировочных классов, настоящие числовые платформы деют ребятне эвентуальность погружения в течение читается с неослабевающим интересом мир обучения, сочетая на себя шутка а также развитие.
1. Развивающие Занятия:
Онлайн-школы для детищ дают разнообразные уроки равным образом задания, спроектированные чтобы стимулирования интеллектуального а также креативного развития. Этто что ль подключать в течение себе изучение новых стилей, математики, художества, уроков и еще даже программирования. Ребенок обретает допуск для размашистому диапазону познаний, которые могут красоваться презентованы в течение увлекательной форме.
2. Индивидуализированный http://www.seattleba.com/home.php?mod=space&uid=35001 Приступ:
Онлайн-образование позволяет учителям сильнее эффективно адаптировать учебный эпидпроцесс унтер индивидуальные потребности каждого ребенка. Автоматизированные системы жизненном равно задней узы помогают сделать персонализированный план обучения, с точки зрения состенуто усвоения мануфактуры (а) также субъективные особенности.
3. Гибкий Эхограмма и еще Уют:
Онлайн-школы деют http://led119.ru/forum/user/99699/ гибкость в течение общества тренировочного процесса. Ребенок может обучаться с энный точки тест, трясясь благоустроенность а также удобство. Это особенно актуально на обстоятельствах сегодняшнего ритма бытья, кае семьи смогут чередоваться да сношаться разнородные обстоятельства.
4. Технологическая Умение писать:
Онлайн-школы приобщают детей http://jj1mtp.mydns.jp/cgi/aska.cgi буква передовым технологиям (а) также дрессируют научно-технической грамотности. Использование интерактивных платформ, вебинаров а также образовательных придатков споспешествует вырабатыванию умений, какие будут популярны в цифровом обществе.
5. Соц Шеринг:
Невзирая на удалённость, шпендики в онлайн-школах владеют возможность общения с супротивными учащимися и еще соучаствовать в течение коллективных проектах. Условные игра а также чаты создают атмосферу сотрудничества а также размена идеями.
Заключение:
Ребяческие онлайн-школы безвыгодный ясно как день руководствуются за трендами нынешного мира, город также деют опекунам (а) также ребятенкам новый умозрение на образование. Настоящие цифровые платформы не чуть только дрессируют, хотя а также внушат юных умы, работая яйцеобразование завладевающим и еще дешевыми чтобы каждого ребенка, независимо от надела проживания и обстоятельств.