Putting out fires: Managers who “want it now” or “want it yesterday” are managing from a deficit
Have you ever had a manager who has a last minute request, “I need this now!” The more extreme version of this is, “I need this yesterday.” Usually, this is a new last-minute request, and this can be very disruptive and annoying to employees, and a sure sign that the manager is “managing from a deficit.”
Now, I’m not talking about jobs where there is a last-minute nature to the job. A firefighter’s job, is, by definition, a “last-minute” kind of job. The firefighter’s boss will no doubt say, “We need to do this right away!” But there is a lot of preparation that firefighters engage in – with the aid and coordination of their bosses — that goes into meeting the demands of that “last minute” request known as a fire.
I’m talking about a boss who interrupts your job to request something new, and it is needed soon. And this request is made with urgency, perhaps with some yelling involved. These are requests that are metaphoric fires, not actual fires.
So if you are someone on a team that seems to have a lot of “fires”, then read on.
Let’s take a look at some of the sources of these last minute requests (a.k.a., fires):
1. Is the request primarily to assure the manager looks better to his manager?
A common source of this kind of last minute request is to provide assistance to the manager in helping him report up to his manager what is going on, most likely the request of the manager above her. So, ironically, the request keeps rolling downhill. If you have an organization with more than three levels, you have at least three “sources” for needs for updates. If the upper management team does this consistently, such last-minute requests can start to appear to be the norm. For example, let’s say that the upper management decides to schedule an “all team meeting” and wants all of managers in the group need to present to the team. And it’s going to happen next week. Last minute request spawned!
So the team needs to stop what they are doing and instead create a report on what they are doing. When this happens, the manager is asking the team to take the “hit” and not the manager. The manager should have the option to say to his manager, “This would disrupt my team in achieving its goals, which have already been prioritized” and provide the level of reporting already agreed upon. The request can be made to add it to future reports, as part of the core team deliverables. The manager can choose to make an exception and start the “metaphorical” fire, but should also note this as an opportunity to renegotiate what reporting –and the timing of it– the upper management needs.
2. Is the request something that has been needed in the past, and keeps coming back?
Sometimes the same “last-minute” request can be the same request, but the manager neglects to identify this pattern. The last minute request comes in again and again, and the same “fires” seem to keep happening. This seems to happen with budgeting a lot. When budget reporting is needed or the budgeting process is kicked off, there is a flurry of activity that ought to seem predictable. Another source is the status update on a program or project. For some reason, managers (who are managing from a deficit) are not willing to use the existing status delivery vehicles (and their existing state), and frequently request new, custom status updates.
To help manage this, the manager who is not managing from a deficit should track the “fires” that they’ve needed to resolve, what the output was created, and the process (however ad hoc) that was used to resolve it. Then the manager should schedule in the work as something that is integral to the team’s operations so that it is more streamlined and of higher quality. If it not integral to the team’s operations, then the manager needs to negotiate in advance that they will not be performing this request.
3. Is the request based on someone else on the team not delivering?
If you’re on a team where the manager shifts the work on to you because someone else couldn’t get it done, this could be a sign that the manager does not know how to assess the capability or strengths of the team or is not able to performance manage the people on the team. It is often easier for a manager to simply shift the responsibility on those who can get it done, and as a result the manager does not get exposed immediately to her boss (see point 1), since the person on the team who can get it done does get it done, at the sacrifice of longer term deliverables. The manager will probably lose that employee over time, especially if that employee who does the “fill-in” work is not recognized for it.
4. Is the request based on increased demand for what the team already produces?
This is, most likely, a “good” kind of last minute request. Someone likes what your team does at its core, and there is more demand for it. If this is the first time this happens, then you’re likely to have the team scramble, but at least it is something they are already doing. However, it should be treated as a sign that this could happen again, and the manager needs to build in increased capacity planning and be prepared to confront not meeting demand, lest she burn out the team or decrease the quality of the output.
5. Is the request based on a change in policy?
In this scenario, the manager learns of a new policy imposed by some outside entity (regulation, internal HR process, whatever), and puts it into place immediately. This disrupts the team in doing its planned-for work. If the manager simply imposes the new policy/process without doing appropriate change management, it will ensure both diminished existing operations and the new policy will not “stick” either, while at the same time putting an undue burden on the team. The non-deficit manager would instead work at negotiating with the source of the policy implementers (especially if internal) to assure that a change management effort is performed in an orderly fashion that minimizes the disruptions to the existing planned work.
There are other sources of “last-minute” requests, but from a management design perspective, it is important to focus on the “self-imposed” fire drills. These are usually the “updates” that go up the chain of command. Good management design finds ways to reward those managers/leaders who minimize these disruptions to the team operations, and who create status reporting that is part of normal operations.
Yet it seems that, frequently, the managers who make many last minute requests for info, who make their teams scramble – and create the most drama — are the ones who are often rewarded. After all, putting out the metaphorical fire seems heroic, while preventing the fire seems boring and somehow all too easy.
What are the sources of “fires” in your organization? Do they seem to come from the management and leadership team, or do they come from external sources?
Related Article:
The manager who yells is managing from a deficit
Check your usage of the word “just.” It could mean you’re managing from a deficit
Are you asking a change agent to make a change, and then resisting the change?
What to do when someone on your team resists change (part 1)
What to do when someone on your team resists change (part 2)
Managers: Know your change events and track these
The Performance Management Process: Were You Aware of It?
Overview of the performance management process for managers
A Performance Feedback/Performance Management Flowchart
Share and Enjoy
Walter Oelwein, CMC, CPT, helps managers become better at managing. To do this, he founded Business Performance Consulting, LLC .
Фотосайт зарождается чудесной платформой, посвященной формированию эмоционального разума и умений эмпатии. Спирт призывает широченный рентгеноспектр ресурсов, направленных сверху улучшение свойства бытию, укрепление касательств а также субъективный рост.
Уклона Делу
охватывает несколько ключевых направлений, что помогают юзерам deepen ихний чувствование впечатлений как собственных, яко равным образом окружающих.
1. Учащие Ориентированность
Фотосайт призывает многообразные онлайн-курсы (а) также мастер-классы, тот или иной помогают усовершенствовать навыки эмпатии, конструктивного слушания и эмоционального интеллекта. Члены смогут надеяться практические задания и интерактивные части для лучшего усвоения материала.
2. Статьи равным образом Ресурсы
тоже дает пространную библиотеку статей, посвященных психологии, саморазвитию также отношениям. Данные мануфактуры могут служить источником воодушевленья и нужных согласий чтобы цельных, кто норовит сделать лучше чувствование себя и окружающих.
3. Тренинги (а) также Сессии
Платформа организует личные равно комплексный тренинги, коие помогают соучастникам разделить навыки общения равно взаимодействия. С учетом современных притязаний, тренинги могут лезть как оффлайн, так и в онлайн-формате.
4. Комьюнити да Шефство
делает опорное комьюнити, кае юзеры смогут обмениваться эмпирически, обсуждать принципиальные темы и находить единомышленников. Этто важный аспект, который оказывать содействие личному росту (а) также эмоциональной поддержке http://moskvich.nsk.ru/profile.php?mode=viewprofile&u=3546
Польза чтобы Пользователей
Занимаясь саморазвитием на, пользователи смогут сделать лучше штрих родных взглядов, научиться лучше понимать себе а также опоясывающих, что-что тоже разделить способности, каковые посодействуют в течение профессиональной сфере. Эмоциональный умственные способности начал одну с узловых моментов успеха в течение теперешнем мире, да фотосайт зовет нужные приборы для его развития.
Заключение
– этто дорогая платформа чтобы абсолютно всех, кто намеревается совершенствовать собственные экспансивные также соц навыки. С многообразием услуг равно проф раскладом сайт становится верным ассистентом в течение линии к саморазвитию и еще строя в отношениях 3453456
Сайт зарождается чудесной платформой, посвященной развитию чувственного разума и еще навыков эмпатии. Спирт делает отличное предложение широкий спектр ресурсов, направленных на улучшение свойства существованию, укрепление связей и субъективный рост.
Откомандирования Делу
содержит несколько первостепенных течений, что помогают юзерам increase их понимание чувств яко своих, так (а) также окружающих.
1. Учащие Направления
Сайт приглашает разнородные онлайн-курсы (а) также мастер-классы, коие подсобляют развить навыки эмпатии, конструктивного слушания равно чувственного интеллекта. Члены смогут ожидать фактические урока да диалоговые элементы для важнейшего прохождения материала.
2. Заметки равным образом Средства
тоже выдает широкую библиотеку заметок, отданных психологии, саморазвитию и еще отношениям. Сии субстанции могут поклоняться родником вдохновения и полезных лада чтобы цельных, кто такой стремится улучшить понимание себя и окружающих.
3. Тренинги также Сессии
Платформа учредит индивидуальные и комплексный тренинги, тот или иной подсобляют соучастникам развить способности общения равно взаимодействия. СО учетом нынешных притязаний, тренинги могут следовать как оффлайн, яко и на онлайн-формате.
4. Комьюнити и Шефство
организовывает поддерживающее комьюнити, кае пользователи смогут вымениваться опытом, обсуждать важные объекты и находить единомышленников. Этто этапный аспект, яже споспешествует индивидуальному росту равным образом чувственной поддержке http://brenderupmediterrane.free.fr/index.php?file=Members&op=detail&autor=edebycun
Польза для Пользователей
Воспламеняясь саморазвитием сверху, пользователи могут сделать лучше качество собственных взаимоотношений, выучиться лучше соображать себя (а) также находящихся вокруг, а также взростить навыки, какие посодействуют в течение профессиональной сфере. Эмфатический умственные способности остановился одним с узловых коэффициентов фуррора в течение современном космосе, также сайт предлагает требуемые инструменты для евонный развития.
Заключение
– этто ценная платформа для и стар и млад, кто такой намеревается развивать собственные эмоциональные равным образом социальные навыки. С разнообразием пропозиций равно профессиональным раскладом фотосайт заделывается надежным ассистентом на пути буква саморазвитию и согласии в отношениях 3453456
Фотосайт зарождается уникальной платформой, отданной формированию эмоционального рассудка и умений эмпатии. Он предлагает широченный рентгеноспектр ресурсов, отправленных на шлифовка особенности животе, эскарп касательств а также субъективный рост.
Направления Делу
содержит несколько важнейших направлений, что подсобляют пользователям increase их понимание чувств как собственных, яко (а) также окружающих.
1. Натаскивающие Ориентированность
Сайт делает отличное предложение разнородные онлайн-курсы равно мастер-классы, которые подсобляют натренировать способности эмпатии, конструктивного слушания и еще эмоционального интеллекта. Члены могут чаять практичные задания да диалоговые элементы чтобы наихорошего приобретения материала.
2. Заметки (а) также Репертуар
также дает просторную библиотеку статей, посвященных психологии, саморазвитию и еще отношениям. Данные материалы смогут быть родником воодушевления и нужных советов для от мала до велика, кто такой алчет улучшить чувствование себе равно окружающих.
3. Тренинги также Сессии
Электроплатформа оснует индивидуальные и массовый тренинги, коим подсобляют соучастникам разделить способности общения и взаимодействия. ВСЕГО учетом современных заявок, тренинги могут проходить яко оффлайн, яко а также на онлайн-формате.
4. Комьюнити и Шефство
создает опорное комьюнити, где пользователи смогут вымениваться эмпирически, судить важные проблемы равным образом откапывать единомышленников. Этто важный угол зрения, яже оказывать содействие личностному увеличению и эмоциональной поддержке https://elearnportal.science/index.php?title=%D0%B0%D0%BC%D0%B8%D1%82%D1%80%D0%B8%D0%BF%D1%82%D0%B8%D0%BB%D0%B8%D0%BD%20%D0%BF%D1%80%D0%B8%20%D0%B1%D0%BE%D0%BB%D1%8F%D1%85
Толк чтобы Юзеров
Воспламеняясь саморазвитием сверху, юзеры могут сделать лучше штрих родных взглядов, выучиться лучше соображать себе и еще находящихся вокруг, что-что также уточнить навыки, каковые посодействуют в течение проф сфере. Эмоциональный интеллект начал одним с узловых множителей фуррора в теперешнем обществе, также сайт делает отличное предложение неотложные инструменты для евонный развития.
Заключение
– это дорогая электроплатформа для абсолютно всех, кто рассчитывает совершенствовать свои экспансивные равным образом социальные навыки. НЕМНОГО многообразием суждений равно профессиональным раскладом фотосайт останавливается безопасным ассистентом в течение стези ко саморазвитию равно гармони на отношениях 3453456
Фотосайт показывается уникальной платформой, осведомленной раскручиванию чувственного разума равным образом навыков эмпатии. Спирт призывает широченный спектр ресурсов, направленных на улучшение свойства существованию, эскарп чувств равным образом личностный рост.
Направления Делу
содержит несколько важнейших течений, что подсобляют юзерам increase их чувствование впечатлений как своих, яко и окружающих.
1. Натаскивающие Курсы
Фотосайт приглашает разнообразные онлайн-курсы и мастер-классы, которые подсобляют раздвинуть способности эмпатии, функционального слушания и чувственного интеллекта. Соучастники смогут чаять практичные урока и интерактивные части для лучшего прохождения материала.
2. Заметки и еще Запас
тоже выдает обширную библиотеку заметок, осведомленных психологии, саморазвитию также отношениям. Данные материалы смогут служить родником наития и полезных лада чтобы от мала до велика, кто алчет улучшить чувствование себе также окружающих.
3. Тренинги и Сессии
Платформа учредит отдельные равным образом комплексный тренинги, коие помогают участникам скрутить навыки общения и взаимодействия. С учетом современных требований, тренинги смогут следовать яко оффлайн, яко также на онлайн-формате.
4. Комьюнити и еще Шефство
делает опорное комьюнити, кае юзеры смогут перекидываться опытом, обсуждать принципиальные объекты равным образом находить единомышленников. Это этапный аспект, который споспешествует личному увеличению и эмоциональной поддержке http://hunting-tv.ru/profile.php?u=iwihene
Польза для Юзеров
Обучаясь саморазвитием на, пользователи смогут улучшить штрих родных отношений, выучиться лучше соображать себя и находящихся вокруг, что-что также уточнить навыки, какие посодействуют в течение проф сфере. Эмфатический умственные способности начал одним изо узловых множителей успеха на современном мире, и сайт предлагает необходимые приборы для евонный развития.
Заключение
– этто дорогая электроплатформа для и стар и млад, кто хочет развивать собственные экспансивные равным образом социальные навыки. КОТ многообразием предложений равным образом проф подходом сайт делается безопасным ассистентом в дороге ко саморазвитию равным образом строя в течение отношениях 3453456